BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
DTU Electro søger en dygtig og ansvarsbevidst administrativ medarbejder, der kan varetage ph.d.-administrationen og med mulighed for andre administrative opgaver. Er du en positiv person med en proaktiv tilgang til at få opgaverne løst, og trives du i et travlt internationalt miljø, er du måske vores nye medarbejder.
Administrative opgaver
Som administrativ medarbejder på ph.d.-området kommer du i daglig kontakt med ph.d.-studerende, vejledere og andre kollegaer, og du vil være et vigtigt omdrejningspunkt på området. Du kommer til at arbejde tæt sammen med den daglige ph.d.-skoleleder, og du får sparringsmulighed både med administrative kollegaer og DTU’s centrale ph.d.-enhed. Du får faglig reference til ph.d.-skolelederen og hovedreference til administrationschefen.
Dine primære arbejdsopgaver vil være:
- Ph.d.-stillingsopslag i samarbejde med leder, ansættelse, modtagelse, løbende dialog og fratrædelser af ph.d.’ere, registrering i diverse systemer
- Håndtering og tjek af diverse dokumenter inden de sendes til godkendelse
- Opfølgning og udtræk af rapporter og studieplaner, planlægning af 1-års samtaler og ph.d.-forsvar
- At være superbruger på administrative systemer for rejseafregning og fakturabehandling (Oracle Expense, Oracle Procurement, e-Forms mv.)
- Rådgive i forbindelse med udlandsophold, specialkurser, ferie og orlov
- Daglig kommunikation med DTU’s ph.d.-enhed
- Arkivering/søgning af kontrakter, dokumenter mv. i DOCX (arkiveringssystem)
- Diverse andre administrative opgaver afhængig af din profil.
Det vil være en fordel, hvis du har:
- Erfaring med ph.d.-administration
- Erfaring fra et internationalt universitetsmiljø
Du kan forvente, at dine opgaver udvikler sig over tid, ligesom administrative opgaver løbende digitaliseres og IT-systemer opdateres, og den udvikling kan du lide at være en vigtig del af.
Vores forventninger til din profil
- Du er formentlig kontoruddannet eller lignende og har nok nogle års erfaring.
- Du kan lide at arbejde med administrative IT-systemer og digitale opgaveflow og er god til det.
- Du har en positiv tilgang til opgaverne, tager ansvar og sætter en ære i, at opgaverne kommer godt i mål.
- Du er serviceminded, kvalitetsbevidst og har gode samarbejdsevner.
- Du er struktureret og kan prioritere opgaverne i en tempofyldt hverdag.
- Du har gode dansk og engelskkundskaber, både skriftligt og mundtligt.
- Som person finder du det interessant og naturligt at være opsøgende og udadvendt, da du får en rolle med mange kontaktflader.
Hvad tilbyder vi dig
Vi tilbyder et spændende og udfordrende job i en international atmosfære. Det er et job med stor kontaktflade til instituttets ph.d.-vejledere, ph.d.-skoleleder og ph.d.-studerende, til instituttets administrative gruppe (13 medarbejdere), øvrige medarbejdere samt til vore samarbejdspartnere. Du vil få gode muligheder for indflydelse på strukturering af opgaverne, herunder mulighed for personlig og faglig udvikling, og vi vil hjælpe dig med hurtig oplæring i brugen af relevante administrative systemer. Vi har et godt arbejdsmiljø med en uformel omgangstone og meget engagerede kolleger.
Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat) eller anden relevant overenskomst.
Vi foretrækker fuldtidsansættelse, men andet kan evt. aftales. Tiltrædelse snarest ved DTU Electro i Lyngby.
Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 11. januar 2024
. Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. Der kan blive anvendt rekrutteringstest i forbindelse med ansættelsen.
Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte administrationschef Anne Mette Kristensen (anmek@dtu.dk
).
Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.
Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.
Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Lyngby-Taarbæk Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Danmarks Tekniske Universitet, Anker Engelunds Vej, 2800 Kongens Lyngby
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 11-01-2024; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5963596
