Erfaren eventkoordinator - Afd. for Policy og Relationer

Profilbillede
dato

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Erfaren eventkoordinator med flair for planlægning og eksekvering søges til spændende opgaver på DTU's Stakeholder Management-kontor

Brænder du for at koordinere, organisere og være den, der har det kølige overblik? Har du gå-på-mod og sans for at give gæster den bedste eventoplevelse? Så er det måske dig, vi søger som eventkoordinator i Stakeholder Management-kontoret på DTU.

Som eventkoordinator skal du i samarbejde med kontorets øvrige medarbejdere planlægge, koordinere og administrere events. Stakeholder Management-kontoret har ansvaret for universitetets væsentlige arrangementer, heri indgår både større samt mindre events. Ud over dine kollegaer i Stakeholder Management kommer du til at samarbejde med kolleger på kryds og tværs af DTU samt eksterne projektpartnere.

Vi søger en kollega, som igennem et par år har opbygget erfaring med et lignende job. Vi ser gerne en kandidat, der har visioner for ansvarsområderne og ideer til en yderligere professionalisering af arbejdet og som kan medvirke til at dokumentere værdiskabelse ved events på DTU.

Arbejdsopgaver
Du vil som eventkoordinator deltage i planlægning og gennemførsel af:

  • DTU’s årsfest med 4.000 deltagere: Være en del af arbejdsgruppen vedr. logistikopgaver, herunder kontakt med eksterne leverandører om fx teknik og catering.     
  • DTU’s phd- og dimittendreceptioner 5 gange årligt med 500-1.000 deltagere pr. gang: Bistå arbejdsgruppen vedr. logistikopgaver, herunder kontakt med eksterne leverandører.
  • Andre events 4-5 gange årligt med 50-700 deltagere pr. gang i samarbejde med kontorets øvrige ansatte, herunder fx rektors nytårskur for kolleger, DTU Professormiddag, Naturmødet i Hirtshals samt outreach-projekter som indeholder aktiviteter af eventkarakter fx SommerScience (et aktivitetsprogram for unge i sommerferien, udstilling og foredrag).  

Du kommer til at arbejde med:

  • Udvikling og markedsføring af events: I samarbejde med eksterne interessenter og kollegaer arbejde med konceptudvikling, herunder at indhente priser til budget, opstille mål og udarbejde invitationer og direct mails. 
  • Planlægning af events: Herunder drejebøger for at gennemføre events og planlægge indretning af faciliteter til events, forplejning og registrering af deltagere.
  • Gennemførsel af events: Sørge for koordinering med samarbejdspartnere, budgetopfølgning, evaluering og afrapportering.

Du skal være forberedt på vekslende arbejdstider, herunder aften, i forbindelse med events ca. 10 gange om året.

Vores forventninger til dig
Som person er du samarbejdsorienteret og udadvendt med stor lyst til at indgå i en positiv dialog. I pressede situationer er du god til at bevare overblikket. Du er struktureret og kvalitetsbevidst både i løsningen af opgaverne og med de administrative rutiner og processer. Du brænder for at skabe mærkbare resultater og er i stand til at tage selvstændigt initiativ og træffe de nødvendige beslutninger.

Vi forventer, at du:

  • har en relevant uddannelse og min. 3-5 års erfaring som eventkoordinator
  • tidligere har siddet med ansvar for større events 
  • har erfaring med at bruge eventbaserede it-værktøjer til eventhåndtering og data management. Vi bruger Conference Manager samt Microsoft Dynamics CRM 
  • overholder budgetter og har erfaring med løbende budgetopfølgning
  • er meget struktureret og overholder deadlines samt er god til både at skabe overblik og sikre detaljer. Afklaringsskemaer, drejebøger og minutplaner er kendte redskaber for dig
  • er god til at kommunikere og til at formulere dig på skrift både på dansk og engelsk

Det vil desuden være et plus, hvis du er habil bruger af grafiske programmer som Canva og InDesign samt har kendskab til planlægningsværktøjet Trello. 

Hvad vi tilbyder dig
Vi tilbyder dig en stilling i et alsidigt og lærerigt miljø med engagerede kollegaer. Stakeholder Management-kontoret er bygget op gennem mange år på universitetet og er nu bl.a. DTU’s garant for, at universitets events har en høj kvalitet – det skal du være med til at føre videre. Vi har en uformel omgangstone og et godt sammenhold, og selv når der er pres på, er der tid til smil og godt humør. 

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. (HK/Stat) eller i henhold til overenskomst for akademikere i staten. Stillingsindholdet tilpasses den valgte kandidat.

Stillingen er en fast fuldtidsstilling på 37 timer/ugen og ønskes besat pr. 1. marts 2024.

Du ansættes i Afdelingen for Policy & Relationer. Arbejdssted er på Lyngby Campus. 

Ansøgning og kontakt
Ansøgning modtages online senest onsdag den 10. januar 2024. Åbn linket ”Ansøg nu”, hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. Der afholdes løbende ansættelsessamtaler. 

Ønsker du flere oplysninger om stillingen er du velkommen til at kontakte til kontorchef Kenneth Majkjær Mikkelsen, tlf. 5186 6071.

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning. 

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.

Stakeholder Management
Kontoret for Stakeholder Management er en del af Afdelingen for Policy og Relationer i DTU’s administration, og i kontoret arbejder 9 medarbejdere med at udvikle positive relationer til universitetets interessenter. Aktiviteterne i kontoret omfatter:

  • Koordinering og planlægning af High-Level Visits & Events samt outreach-aktiviteter som rundvisninger på DTU og sommeruniversitet for skole- og gymnasieelever.
  • Drift af DTU’s alumnenetværk med ca. 40.000 medlemmer, hvor tidligere studerende holdes opdateret om, hvad der sker på DTU og inviteres til at engagere og involvere sig i relevante aktiviteter på DTU.
  • Planlægning og gennemførsel af DTU’s akademiske højtideligheder og andre events (bl.a. årsfest, dimittendreceptioner og DTU Ørsted Lectures). 
  • Kunst og kulturelle aktiviteter på campus, indkøb af DTU-merchandise.

Teknologi for mennesker  
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Lyngby-Taarbæk Kommune

-Virksomheden tilbyder:

-Arbejdsgiver:

Danmarks Tekniske Universitet, Anker Engelunds Vej, 2800 Kongens Lyngby

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 10-01-2024; - ansøgningsfristen er overskredet

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5962130

Denne artikel er skrevet af Emilie Bjergegaard og data er automatisk hentet fra eksterne kilder, herunder JobNet.
Kilde: JobNet