Specialkonsulent/Fuldmægtig søges til DIIS’ Ledelsessekretariat

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Er du den, der trives med at skabe overblik, prioritere og organisere? Er du god til at understøtte ledelsesfora, strategiprocesser og procesudvikling med notater, planer og visuelle præsentationer? Og har du erfaring med ledelsesbetjening – gerne i en forskningsinstitution eller anden offentlig virksomhed? Så har vi måske et job til dig i ledelsessekretariatet på Dansk Institut for Internationale Studier (DIIS).

Om DIIS

DIIS er en selvstændigt offentlig forskningsinstitution med ca. 125 forskere og administrative medarbejdere. Vi forsker i internationale forhold inden for udenrigs-, sikkerheds- og udviklingspolitik. Vores forskere udgiver artikler i førende, internationale forskningstidsskrifter, men de bidrager også til analyser i medierne og laver forskningsbaseret myndighedsbetjening til embedsfolk og politikere i form af rapporter, briefinger og policy papers.

I ledelsessekretariatet bliver du et omdrejningspunkt i et inspirerende, internationalt, forskningsmiljø, hvor sekretariatet udgør kernen i instituttets administration. Sekretariatet har ansvaret for en række opgaver, der alle handler om ledelse, udvikling og koordinering på tværs af hele instituttet og med vores eksterne interessenter. Du vil få en bred berøringsflade med både forskere og administrative medarbejdere i hele huset samt komme til at stå for en del af kommunikationen med eksterne samarbejdspartnere og offentlige myndigheder.

Jobbet

Vi tilbyder en afvekslende stilling, hvor din kerneopgave bliver at understøtte direktøren i opgaver inden for ledelse, administration og udvikling.

Ansvarsområderne er bl.a.:

• Sekretariatsbetjening
• Planlægning, forberedelse, referering og opfølgning på diverse møder
• Tovholder på høringer, evalueringer, strategi- og udviklingsprocesser
• Indhentning, bearbejdning og udarbejdelse af baggrundsmateriale til diverse møder
• Bidrage til intern kommunikation på intra og institutmøder
• Lave afrapportering på resultatkontrakt, årsberetning m.m.
• Udarbejdelse af årshjul for instituttet og bestyrelsen
• Bidrage til at sikre fremdrift i arbejdet med nye strategier, processer og retningslinjer
• Deltage i udarbejdelse og godkendelse af årsrapporter

Din profil

Vi forudsætter, at du har erfaring med direktionsbetjening og generelt sekretariatsarbejde. Erfaring med projektledelse og strategiudvikling vil være en fordel men ikke et krav. Det vil ligeledes være en fordel, hvis du tidligere har arbejdet i en forskningsinstitution eller har erfaring fra en anden statslig virksomhed.

Vi forudsætter, at du:

• Er analytisk stærk og evner at sætte dig hurtigt ind i kompliceret stof
• Er skarp til at prioritere, organisere, bidrage til og afslutte større opgaver og processer
• Er udadvendt og evner at etablere tætte samarbejdsrelationer på tværs af fagligheder
• Er initiativrig og kan arbejde helhedsorienteret
• Er vant til at arbejde selvstændigt, omhyggeligt og struktureret
• Har stærke skriftlige og mundtlige kompetencer på både dansk og engelsk
• Har en relevant uddannelse

I sekretariatet skal du være den, der bevarer overblikket for en travl direktør. Det kræver, at du både kan multitaske, sikre fremdrift og er detailorienteret nok til at sikre, at de beslutninger, der tages på ledelsesniveau, bliver fulgt op og implementeret. Du er direktørens nærmeste og vigtigste medarbejder og skal også have den gennemslagskraft, der skal til for at være den daglige sparringspartner. Den der kan sikre, at opgaverne kommer i mål – til tiden og i den aftalte kvalitet inden for rammerne af det, der er besluttet.

DIIS som arbejdsplads

DIIS er en international arbejdsplads med kolleger fra mange lande, og vi kommunikerer derfor både på dansk og engelsk. Det er vigtigt for os, at der både er plads til faglige ambitioner og tid til et liv udover arbejdet. Så når du er ansat til 37 timer inklusive frokostpause, forventer vi ikke, at du arbejder mere. Men der kan være tider med spidsbelastning, hvor din tilstedeværelse og assistance til direktøren er påkrævet. Til gengæld lover vi mulighed for flextid og afspadsering. Vi holder til lige over for Nordhavn Station i København. Parkeringsforholdene er håbløse, til gengæld har vi både cykelkælder og nem adgang til offentlig transport.

DIIS er en mangfoldig arbejdsplads, og vi ser hverken på alder, køn, seksuel orientering, politisk overbevisning, handicap, religion eller etnisk baggrund, når vi ansætter. Det vigtigste for os er, at du har de rigtige kompetencer og er en sympatisk kollega.

Løn- og ansættelsesvilkår

Stillingen er ledig til besættelse pr. 1. august 2023 eller hurtigst snarest derefter.

Der er tale om en fast stilling med en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer om ugen, inkl. frokost.

Afhængig af dine kvalifikationer vil du blive ansat som fuldmægtig eller specialkonsulent i henhold til AC-overenskomsten for staten.

Ansøgning

Deadline for ansøgningen er den 15. juni 2023. Stillingen kan kun søges gennem vores e-rekrutteringssystem.

For at din ansøgning kan tages i betragtning, skal følgende dokumenter uploades i systemet inden deadline:

1. Motiveret ansøgning
2. CV
3. Relevante eksamensbeviser

Ansættelsessamtaler vil finde sted i uge 25. Første samtale afholdes den 20. juni 2023 og anden samtale den 22. juni 2023.

Yderligere oplysninger om stillingens indhold fås ved henvendelse til konstituerede direktør Henrik Halkier på tlf. 25274403. Spørgsmål om ansøgningsprocessen, løn samt øvrige ansættelsesvilkår kan rettes til hr@diis.dk.

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Lyngby-Taarbæk Kommune

-Virksomheden tilbyder:

Fastansættelse: fuldtid

-Arbejdsgiver:

Dansk Institut for Internationale Studier, Østbanegade 117, 2100 København Ø

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 15-06-2023; - ansøgningsfristen er overskredet

Ved skriftlig henvendelse: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=5001&ProjectId=169673&DepartmentId=8148&MediaId=338&SkipAdvertisement=true

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5845661